浅谈如何做好档案保密管理与利用工作

张智涛


　　【论文摘要】： 随着社会的发展进步，档案资源的巨大社会价值日益为公众所认知，这就涉及档案保密管理与利用工作的重要性，这项工作做得好与坏，将直接影响党和国家及单位的安全和利益。档案又是一种重要的社会信息资源，对于档案信息资源，既要重视其载体的保管保护，更要重视其所含信息的开发利用，以实现信息资源共享。本文针对档案密级调整、档案利用监督、档案保密、档案保管人员职责等方面，提出了具体措施和办法。

【论文关键词】：档案保密；档案管理；档案利用；措施办法


1做好档案密级的调整工作

　　1.1档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，是随着时间的推移和文件贯彻的情况而变化的。基本变化是升密、降密、解密。要贯彻落实《保密法》，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，重点解决好两个问题：一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。
　　1.2要加强涉密档案的科学管理。在调密工作中我们发现，过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供，造成了扩散机密的漏洞。对此，可以采取分段治理的办法。对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动，但在今后一般查档中只提供所查内容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷时，可采取对与所查档案无关的涉密文件进行密封等措施。今后对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存，彻底解决密与非密的文件材料混卷问题，堵塞过去那种因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞，以及涉密档案文件分散不集中，日后调密不便的问题。同时，要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片，建立涉密文件统计台帐和存放地点索引，为科学的管理，准确的掌握，有效的保密，及时的提供创造条件。及时做好档案利用过程中的保密工作。

　　2档案利用监督

　　档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：
　　2.1制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。
　　2.2监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象和不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。做好利用监督,仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。
　　2.3正确处理好档案保密与管理利用的关系。保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

　　3进一步做好档案开放中的保密工作

　　一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在开放档案为社会各界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。
　　3.1做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。
　　3.2做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案，要开放，必须先进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。

　　4档案管理人员的职责

　　4.1档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。 这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。
　　4.2提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止秘密的泄露。把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。
　　4.3加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救，确保绝密档案安全。




建设部办公厅


关于开展城市轨道交通安全生产检查工作的通知

建办质[2005]39号

辽宁、吉林、江苏、湖北、广东省建设厅，直辖市建委（市政管委、交通委、规划委）：

　　为切实做好城市轨道交通安全管理工作，我部决定对北京、上海、天津、重庆、大连、深圳、长春、南京、武汉、广州等10个城市轨道交通建设、运营情况开展安全生产监督检查。现将有关事项通知如下：

　　一、检查的重点和内容

　　本次检查的重点是城市人民政府城市轨道交通主管部门和建设单位、运营企业贯彻执行党中央、国务院有关安全生产的方针、政策，落实《安全生产法》和建设部等九部委《关于进一步加强地铁安全管理工作的意见》的实施情况，以及对2003年检查中发现问题的整改情况。

　　（一）对城市轨道交通主管部门的安全生产监管工作主要检查以下内容：

　　1、针对本地区城市轨道交通建设、运营安全管理，制订和完善地方法规、管理规定的情况；

　　2、针对本地区城市轨道交通安全管理存在的主要问题进行分析，保障或加大安全投入的情况；

　　3、对参与城市轨道交通工程设计、施工、监理、运营单位安全生产责任制和施工现场安全生产、工程质量安全的监督检查情况；

　　4、制订应对城市轨道交通突发性事件的应急预案及组织演习情况。

　　（二）对在建城市轨道交通工程建设单位的安全生产管理工作主要检查以下内容：

　　1、开展安全风险预评估和评估的情况；

　　2、在城市轨道交通设计和施工过程中，执行工程质量安全法律法规和强制性条文的情况；

　　3、在施工阶段，是否制订特殊部位和关键节点施工方案并进行专家论证，是否针对建设期间的各类危险源进行分析并制订工程事故应急预案，以及按照应急预案进行演练的情况；

　　4、建设单位拨付安全设施建设费的情况；

　　5、对消防、防灾、报警、监控等安全设施与主体工程同时设计、同时施工、同时投入使用的情况。

　　（三）对城市轨道交通运营企业的安全生产管理工作主要检查以下内容：

　　1、安全生产责任制、安全操作规程等安全运营管理规章制度的制订、执行情况，对地铁人员的岗前安全教育和培训情况；

　　2、应对突发事件应急预案的制订和执行情况，尤其是根据防范恐怖袭击和地震等自然灾害的应急预案开展演习的情况；

　　3、定期检查、查找安全事故隐患以及整改落实的情况；

　　4、乘车安全防范知识的宣传情况；

　　5、现场安全设施是否符合国家有关安全标准。

　　二、检查方式及时间安排

　　第一阶段：省、直辖市建设行政主管部门会同有关部门根据实际情况，按照以上检查重点和内容组织开展自查，时间为5月20日至6月20日。

　　第二阶段：建设部牵头组织督查组, 在各地自查工作结束后前往有关城市, 采取听取汇报、查阅资料和实地抽查等方式进行督查。督查具体时间另行通知。

　　各地在组织和开展安全检查的自查工作中，要认真记录检查情况，及时排查和消除安全隐患，并于6月30日前将书面检查总结材料报送我部安全生产委员会办公室。

　　联系人：贾抒　　顾宇新

　　电话：（010）58933376　58933007　　传真：（010）58934250

中华人民共和国建设部办公厅
二○○五年四月二十七日